【Whatsapp客戶服務好幫手】團隊共用WhatsApp提升客戶服務效率

Whatsapp客戶服務好幫手】團隊共用WhatsApp提升客戶服務效率

WATI WhatsApp TeamInbox - Web

不少企業和商戶都以WhatsApp與客戶即時溝通。在一般情況,有一位職員能夠登入和管理同一個帳戶號碼。要提升回覆及處理效率,最理想當然是多人同步使用WhatsApp,但是怎樣做得到?

要維繫現有客戶和吸納新客,迅速回應和有效溝通非常重要,也是不少企業的成功因素之一。除了官網即時聊天功能、電郵和Facebook和IG訊息之外,WhatsApp亦成為重要的客戶支援和溝通平台。但後者與其他客戶傳訊途徑有一些分別:大部分上述平台均可有多位服務員同時登入,分擔與不同客戶的對話工作;WhatsApp Business在同一時間剛只允許一位用戶登入,其餘嘗試登入的用戶會被自動登出。WhatsApp商業用戶真的無辦法允許多人同時透過不同裝置登入公司帳戶?

有一個方法可讓多個用戶同時使用一個WhatsApp帳戶/號碼,有效率地與現有和潛在客戶保持密切溝通,大大提升客戶服務效率。這個軟件名叫「WATI」。

WATI ── 多人同步營運 服務效率急增

WhatsApp官方合作夥伴「WATI」即是「WhatsApp Business Account for Team Inbox and Marketing」,讓企業商戶把 WhatsApp Business 帳戶用作團隊收件匣和市場推廣工具。它使用商業用戶的API,消除了WhatsApp Business在同一時間只能在一部裝置登入的限制,讓多個用戶同時使用不同裝置,在WhatsApp 應用程式和 Web 版共同管理WhatsApp Business 帳戶。換言之,同一個 WhatsApp 號碼收到和發出的訊息,整個團隊都同時管理。

WATI 功能一:團隊收件匣功能】WATI的導航欄目設有「Team Inbox」(團隊收件匣),方便多人同時登入和協作。只需按幾下即可檢視、分配給不同團隊成員和回應每一項客戶查詢。

WATI - Whatsapp Team Inbox Web

Team Inbox提供的功能包括:

  • 開始及結束即時聊天
  • 傳送訊息
  • 把客戶查詢個案分配給各操作員
  • 把聯絡人新增至書籤
  • 更改對話主題
  • 加設快速回覆
  • 在聯絡資料內加入自訂欄目(如VIP狀況和出生日期)
  • 搜尋和篩選聯絡人
  • 支援多媒體檔案,可傳送相片、影片和聲音檔案
A screenshot of a cell phone

Description automatically generated

你可以把不同的聊天匣分配給各操作員。

WATI 功能二:控制板】在WATI的世界裡,WhatsApp Business 帳戶就像一個完整的客戶服務「部門」,而你需要掌握的KPI統計數字,全部在「Dashboard」控制板一覽無遺。簡單易明的圖表顯示多項重要數據,讓你充分了解這個「部門」的業績表現。例如,哪些員工的表現最有效率?查閱已完成的對話時間長度和次數便知道了!客戶最常提出甚麼問題?每次對話要多久時間?訊息數量有幾多?這些數據都可以在控制板查看。

WATI功能三:廣播】客戶人數眾多,如果要發出宣傳優惠和重要通知,逐個發短訊未免太費時失事。在這個時候,「Broadcast」(廣播功能)就可以大派用場。只需要按幾下,即可以新增、修改、刪除和取消在預定時間發出的訊息或廣播內容。「Broadcast History」(廣播紀錄)還會記載所有已廣播的內容,包括名字、傳送進度、收件人數目、傳送失敗個案、傳送狀況和行動(廣播統計數字、檢視範例)。

【WATI功能四:聯絡人】為了讓你更有效管理不同客戶,聯絡人管理頁面提供新增圖像和自訂欄目等,例如姓名、電話號碼和VIP級別等。你可以按照這些標籤搜尋,而且可以自行匯入聯絡人清單,或者把WhatsApp的聯絡人清單匯出為CSV檔案。

天衣無縫的網上客戶服務、全面跟進工作表現、有效管理客戶聯絡資料…如此完善先進的客戶服務系統,現在已經登陸香港最普及的通訊應用程式!儘管WATI已經非常簡單方便、容易上手,但如果你需要專業支援,這個支援說明或WATI官方網站的即時聊天可以幫到你。

目前WhatsApp Web Team Inbox 還在試用階段,如果你有興趣試用,歡迎按此

如對這個平台有任何問題或意見,歡迎你透過WhatsApp Web或應用程式聯絡我們!

WATI是由初創企業 Clare.AI 研發。該公司專用結合機械學習和自然語言處理科技,研發數碼助理和網上工具,其屢獲殊榮的客戶對話體驗深受「財富500」和跨國企業所信賴。Clare.AI亦有參與研發信諾醫療保的WhatsApp 聊天機械人,讓用戶快速根據醫生的姓名、地點和專科搜尋診所和預約。

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